Crear un producto

Objetivo

Crear un producto en la Plataforma de Hábitat Digital para que pueda utilizarse en ventas y compras, y definir si sus existencias deben controlarse en inventario.

Antes de comenzar

• Tener permiso para crear y editar productos.
• Contar con el nombre del producto, su unidad de medida y su categoría.
• Confirmar el precio de venta que se mostrará al cliente.
• Contar con el proveedor y el precio de compra cuando el producto se adquiera a terceros.
• Definir con el responsable de inventario si deben controlarse las existencias.

Procedimiento

1. Abrir el catálogo de productos

1. Ingresar a la Plataforma de Hábitat Digital.
2. Abrir el área Inventario.
3. Seleccionar Productos y después Productos.
4. Seleccionar Nuevo.

2. Registrar la información general

En la pestaña Información general, completar los datos básicos:

• Nombre del producto: utilizar un nombre claro y único.
• Tipo de producto: seleccionar Bienes cuando se trate de un artículo físico que se almacena, recibe o entrega.
• Categoría del producto: seleccionar la categoría que corresponda.
• Unidad de medida: elegir la unidad utilizada para registrar las cantidades.

Si el producto tiene presentaciones o características que modifican su identificación, revisar con el responsable si deben configurarse variantes antes de continuar.

3. Habilitar ventas y compras

Activar las dos opciones del formulario del producto:

• Ventas: permite seleccionar el producto en cotizaciones y documentos de venta.
• Compras: permite seleccionar el producto en solicitudes de cotización y documentos de compra.

Para que el producto esté disponible en ambos procesos, las dos opciones deben permanecer activas.

4. Configurar la información de ventas

1. Abrir la pestaña Ventas.
2. Registrar el Precio de venta.
3. Revisar la unidad de medida y los impuestos aplicables, si estos campos están disponibles.
4. Confirmar que la opción Ventas continúa activa.

El precio de venta se utilizará como referencia al agregar el producto a una cotización. Las listas de precios o reglas comerciales pueden modificar el importe final según la configuración de la organización.

5. Configurar la información de compras

1. Abrir la pestaña Compras.
2. Agregar una línea en la sección de proveedores.
3. Seleccionar el Proveedor.
4. Registrar el Precio de compra acordado.
5. Completar la cantidad mínima, unidad de medida y plazo de entrega cuando correspondan al acuerdo con el proveedor.
6. Confirmar que la opción Compras continúa activa.

La información del proveedor permite proponer el proveedor y el precio al preparar una solicitud de cotización.

6. Definir el control de existencias

Si la organización necesita controlar las cantidades almacenadas:

1. Abrir la pestaña Inventario.
2. Activar Rastrear inventario.
3. Revisar las rutas y los datos logísticos que correspondan al flujo aprobado.
4. Guardar el producto.

Activar el seguimiento no crea existencias automáticamente. Las cantidades se actualizan mediante recepciones, entregas, transferencias o ajustes autorizados.

Si el producto no requiere control de cantidades, no activar Rastrear inventario. Esta decisión debe validarse con el responsable de inventario.

Resultado

El producto queda registrado con las siguientes condiciones:

• Se muestra en el catálogo de productos.
• Puede seleccionarse en cotizaciones de venta porque Ventas está activa.
• Puede seleccionarse en solicitudes de cotización de compra porque Compras está activa.
• Tiene configurados el precio de venta y, cuando corresponde, el proveedor y el precio de compra.
• Controla existencias únicamente si Rastrear inventario está activo.

Validación

1. Crear una cotización de prueba en Ventas.
2. Agregar el producto a una línea y confirmar que aparece el precio esperado.
3. Crear una solicitud de cotización de prueba en Compras.
4. Agregar el producto a una línea y confirmar que aparece el proveedor y el precio configurados.
5. Cancelar o eliminar los documentos de prueba según el procedimiento interno.

Consideraciones

• No confundir el Precio de venta, que corresponde a la operación con el cliente, con el precio registrado en la información del proveedor.
• Utilizar Bienes para artículos físicos. Los servicios no se controlan como existencias de almacén.
• No activar opciones adicionales sin validar su impacto con el responsable del proceso.
• Si una pestaña o campo no aparece, solicitar al responsable de la plataforma que revise los permisos y la configuración disponible.
• Mantener un solo registro por producto y utilizar variantes cuando las presentaciones compartan el mismo producto base.