Destinatarios y segmentación

La audiencia de un envío se define en dos pasos: primero se elige de dónde salen los destinatarios y después se filtra ese conjunto hasta dejar exactamente a quien debe recibirlo.

Es la parte del envío donde más se equivoca la gente, y también donde el error sale más caro: un filtro mal armado manda el correo equivocado a las personas equivocadas, y eso no se deshace.

Antes de comenzar

Necesitas acceso al área como Usuario del área. Consulta Roles y permisos.
Ten claro, en una frase, a quién debe llegar este correo. Si no puedes formularlo, todavía no estás listo para filtrar.
Los orígenes disponibles dependen de qué áreas estén instaladas: cuantas más haya, sobre más tipos de registro podrás construir la audiencia.

Elegir el origen de la audiencia

En el campo de destinatarios eliges el tipo de registro sobre el que trabajarás:

Lista de correo: el origen habitual. Selecciona una o varias de tus listas. Es la opción recomendada para boletines y comunicaciones periódicas.
Contactos de correo: la base completa de contactos del área, sin pasar por una lista.
Clientes y contactos: los registros del área de Clientes y contactos, con todos sus datos disponibles para filtrar.
Orígenes operativos: oportunidades comerciales, pedidos de venta o inscripciones a un evento, según las áreas instaladas. Permiten dirigirse a personas por lo que hicieron, no por la lista en la que están.

Afinar con filtros

El origen de lista de correo no admite filtros. Al elegirlo solo seleccionas listas: el correo va a todos sus contactos suscritos. El campo de filtros aparece únicamente al elegir cualquier otro origen.

Es la primera cosa que sorprende al querer segmentar. Si necesitas escribir solo a una parte de una lista, el camino es elegir el origen de contactos de correo y poner entre las reglas la pertenencia a esa lista, más las condiciones que quieras añadir encima.

Una vez elegido un origen que sí admite filtros, puedes añadir reglas para quedarte solo con una parte. Cada regla compara un dato del registro con un valor: el país, la fecha de creación, una etiqueta, la etapa en la que está, si el registro sigue activo.

Las reglas se acumulan y se combinan entre sí, de modo que puedes construir condiciones como contactos de México creados este año o clientes con una etiqueta concreta.

Bajo el filtro aparece el número de registros que coinciden. Ese número es la única comprobación fiable de que el filtro hace lo que crees. Léelo cada vez que cambies una regla.

Guardar un filtro para reutilizarlo

Un filtro que funciona no tiene por qué volver a armarse desde cero en el próximo envío: puedes guardarlo como favorito y elegirlo después desde el propio campo de destinatarios.

Los filtros guardados se administran desde el menú de configuración del área y quedan disponibles para el resto del equipo, no solo para quien los creó. Eso los convierte en algo más que un atajo: son la forma de que los clientes activos de la zona norte signifiquen lo mismo en todos los envíos, en lugar de que cada persona lo reconstruya a su manera.

Ponles un nombre que describa el criterio, por la misma razón que a las listas. Y revísalos de vez en cuando: un filtro guardado hace dos años puede seguir funcionando y ya no querer decir lo que decía.

Cómo verificar antes de enviar

Lee el contador. ¿El orden de magnitud tiene sentido? Si esperabas 300 destinatarios y ves 12.000, hay una regla mal puesta o de más.
Abre la lista de registros coincidentes y revisa una muestra. ¿Son realmente las personas a las que querías escribir?
Manda una prueba a una dirección interna y léela como la leería el destinatario. Consulta Probar, programar y enviar.

Consideraciones

Filtra, no dupliques listas. Cuando un envío debe llegar solo a una parte de tu audiencia, la solución es un filtro sobre el origen de contactos de correo, no una lista nueva. Una lista de más es un mantenimiento permanente; un filtro se guarda, se reutiliza y se corrige en un sitio.
Las direcciones bloqueadas quedan fuera. Por muy amplio que sea el filtro, quien pidió no recibir correos del área no los recibirá, salvo que alguien desactive a propósito la opción avanzada que lo impide, cosa que no debe hacerse. Consulta Bajas y direcciones bloqueadas.
El contador no es la suma de las listas. Si seleccionas varias y se solapan, quien esté en dos aparece una sola vez: los destinatarios repetidos se depuran, así que nadie recibe el correo dos veces. Por eso el número puede salir menor de lo que esperabas sin que haya nada mal.
Filtrar sobre orígenes operativos exige cuidado. Dirigirse a quien tiene un pedido o una oportunidad abierta es potente, pero esos registros cambian a diario: el conjunto que ves hoy no es el mismo de mañana.
Menos es más. Un correo relevante para mil personas rinde mejor que uno genérico para diez mil, y genera muchas menos bajas.