Crear la póliza desde el documento OCR

Con los datos revisados, el documento OCR crea la póliza en estado Borrador. La plataforma relaciona por su cuenta la aseguradora, el agente, el producto, el contratante y el asegurado.

Antes de comenzar

• El documento OCR debe estar en estado Extraído y con los datos ya revisados.
• En el catálogo deben existir:
  • La aseguradora MetLife, registrada como contacto de tipo Aseguradora.
  • El agente, con su clave registrada para MetLife en Claves por Aseguradora. Consulta Red comercial de seguros.
  • El producto, marcado como producto de seguro, con aseguradora MetLife y el mismo ramo de la carátula. Consulta Crear un producto.

Procedimiento

1. En el documento OCR, haz clic en Crear Póliza.
2. Confirma el mensaje ¿Crear póliza en borrador con estos datos?
3. La plataforma abre la póliza recién creada.
4. Completa en la póliza lo que la carátula no trae o no se pudo leer: por ejemplo, el Conducto de Cobro, las coberturas o los datos de contacto del contratante. Consulta Crear una póliza para el detalle de cada sección.
5. Cuando la póliza esté completa, confírmala para generar su plan de recibos.

Qué revisa la plataforma antes de crear la póliza

Si alguna comprobación falla, la póliza no se crea y aparece un mensaje con la causa. Las comprobaciones se hacen en este orden:

1. Que el número de póliza exista.
2. Que el documento no haya creado ya una póliza.
3. Que haya Fecha de Inicio y Fecha de Fin, y que la de inicio sea anterior a la de fin.
4. Que la prima sea mayor que cero.
5. Que exista la aseguradora MetLife.
6. Que no exista ya una póliza con el mismo número para MetLife.
7. Que la clave del agente esté registrada para MetLife.
8. Que el producto se encuentre en el catálogo.

Los mensajes y su solución están en Errores de lectura y de creación.

Cómo se relaciona cada dato

Agente. Se busca la Clave del Agente entre las claves registradas para MetLife. Los ceros a la izquierda no importan: la clave 19799 de la carátula corresponde a la clave 000019799 del catálogo.

Producto. Se busca entre los productos de seguro de MetLife del mismo ramo, en este orden:

1. Coincidencia exacta con el nombre del producto o con su campo Nombre en Archivo Aseguradora.
2. Equivalencias conocidas entre los nombres de las carátulas y los productos del catálogo. Por ejemplo, una carátula que dice «ORDINARIO DE VIDA» corresponde al producto TotalLife. Si la equivalencia apunta a un producto que no está en el catálogo, la búsqueda se detiene y la póliza no se crea.
3. Coincidencia parcial del nombre.
4. Coincidencia palabra por palabra, que tolera diferencias de acentos, mayúsculas y pequeños errores de lectura. Si varios productos empatan, se elige el de nombre más corto.

Para que un producto se encuentre siempre, captura en su campo Nombre en Archivo Aseguradora el nombre exacto que aparece en la carátula.

Contratante y asegurado. Se buscan por nombre entre los contactos existentes, sin distinguir mayúsculas ni acentos. Si no existe un contacto con ese nombre, la plataforma lo crea. El asegurado solo se asigna cuando su nombre es distinto del contratante. Si la carátula no trae nombre de contratante, la póliza se crea con el contratante SIN NOMBRE: corrígelo antes de confirmar.

Beneficiarios (Vida). Cada renglón del campo Beneficiarios se convierte en un beneficiario de la póliza, con su parentesco y porcentaje.

Otros datos. La periodicidad se toma de la carátula; si no se leyó, queda en Anual. La moneda queda en pesos mexicanos. Los importes y datos del ramo (deducible, coaseguro, suma asegurada, recargos) se copian a la póliza.

Resultado

• La póliza queda en estado Borrador, sin plan de recibos, y se puede editar por completo.
• El documento OCR pasa a Póliza Creada. Muestra un resumen en verde y el botón Abrir Póliza para volver a ella.

La lista de Pólizas abre con el filtro Activas. Una póliza recién creada desde carátula está en Borrador, así que no aparece hasta que quitas ese filtro o aplicas el filtro Borrador.

Consideraciones

• Un documento OCR crea una sola póliza. Si necesitas repetir el alta, sube de nuevo la carátula.
• La plataforma nunca confirma la póliza por su cuenta. Hasta que la confirmes, no hay recibos y la póliza no entra en la cobranza.
• Si el contratante o el asegurado se crearon como contactos nuevos, complétalos después con sus datos de contacto y fiscales.
• Revisa el porcentaje de los beneficiarios antes de confirmar: en pólizas de Vida deben sumar 100 %, o la confirmación se rechaza.